¿Cómo crear nuevas plantillas de informes a través del generador de informes? – Analytic Reporting Tool

Se recomienda comenzar desde una plantilla de informe ya predefinida y luego usar Guardar como para agregar un nuevo Informe (podemos usar Buscar para buscar un informe por módulos relacionados). Sin embargo, si no hay ningún informe con nuestro módulo necesario o las relaciones requeridas, o si tenemos un módulo personalizado, podemos crear una nueva plantilla de informe utilizando el Generador de informes.

1. El generador de informes se encuentra en Configuración de la herramienta de informes en la esquina superior derecha de la lista de carpetas de la Herramienta de informes analíticos. El enlace Configuración de la herramienta de informes está visible y solo está disponible para usuarios de administración.

2. Haremos clic para abrir la pestaña Generador de informes:

En primer lugar, aquí estableceremos los permisos para informar al generador seleccionando Permitir acceso público y guardar. Si mantenemos esta casilla de verificación sin seleccionar, después de Guardar solo los usuarios administradores podrán crear nuevos informes a través del Generador de informes.

Haremos clic en Abrir junto a Generador de informes para abrirlo. El generador de informes simple se abrirá primero, tiene una interfaz de usuario sencilla, pero puede ser limitada en caso de que tengamos algunas relaciones personalizadas. En caso de que la funcionalidad de Generador Simple de Informes no satisfaga nuestras necesidades, los usuarios de Administración pueden abrir el Generador de informes ampliado haciendo clic en el botón Extender.

3. En Carpeta de informes, seleccionaremos la carpeta Informe, donde se almacenará el nuevo informe

4. Ingresaremos el Nombre y la Descripción del Informe

5. El tipo de informe recomendado es estándar; Los informes combinados se tratarán más adelante en esta sección.

6. Seleccionaremos el módulo principal para nuestro nuevo informe. Si no necesitamos más módulos, haremos clic en Guardar;

Después de guardar, aparecerá el estado Guardado junto con el enlace Abrir informe. Podemos abrir el nuevo informe siguiendo este enlace. Recordemos agregar las columnas y datos necesarios para nuestro informe en la pestaña Campos, así como agregar otras configuraciones necesarias y luego Guardar de nuevo.

Si los usuarios que no son administradores les han otorgado permisos, pueden abrir el generador de informes haciendo clic en el enlace del informe y la lista de carpetas de la Herramienta de informes analíticos:

Agregar un segundo módulo al nuevo informe:

Si necesitamos agregar un segundo módulo relacionado, permaneceremos en el generador de informes (sin guardar) y haremos clic en el “+” verde junto al módulo principal seleccionado. En nuestro ejemplo a continuación, Cuentas es el módulo principal. Al hacer clic en el signo “+” delante de Cuentas, agregamos una segunda fila y seleccionamos Clientes potenciales como nuestro módulo relacionado.

El Generador Simple de Informes solo tiene la opción de seleccionar nombres de módulos, mientras que el Generador Extendido de Informes también nos permitirá identificar la relación, como en el ejemplo anterior.

En caso de que tengamos más de un módulo agregado a nuestro informe, la elección correcta del módulo principal es importante. Esto significa que todas las entradas del módulo principal se mostrarán en nuestro informe, pero solo se agregarán las entradas coincidentes de los módulos relacionados.

En nuestro ejemplo, todas las Cuentas se mostrarán en el informe, incluso aquellas Cuentas que no tengan un Cliente potencial relacionado. Sin embargo, solo se mostrarán los clientes potenciales relacionados con una cuenta. Los clientes potenciales sin una cuenta no se mostrarán.

Si no deseamos ver todas las entradas del módulo principal, más tarde podemos limitarlas por filtros. De esta forma, somos más flexibles para las diversas necesidades de informes.

7. Cuando se selecciona un módulo relacionado, los campos de relación deben identificarse. En la mayoría de los casos, esos son identificadores, y si el sistema identifica los identificadores, se establecerán automáticamente. En nuestro caso, es el cuentas_id en el módulo Lideres, que está relacionado con el campo de id del módulo Cuentas. La relación Uno a muchos se identifica por defecto y se recomienda. A veces, las relaciones entre módulos son más complicadas y requieren una relación de muchos a muchos. Las herramientas de informes a menudo no son compatibles. Hemos tratado de ser más flexibles y permitir una selección de relación de muchos a muchos, incluso a través de la interfaz de usuario. Consultaremos el tema de la relación Muchos a Muchos para obtener instrucciones. Si necesitamos un informe con no más de los dos módulos seleccionados, haremos clic en el botón Guardar en la parte superior del Generador de informes. Después de guardar, aparecerá el estado Guardado junto con el enlace Abrir informe. Podemos abrir el nuevo informe siguiendo este enlace. Recordemos agregar las columnas y datos necesarios para nuestro informe en la pestaña Campos, así como agregar otras configuraciones necesarias y luego Guardar de nuevo.

8. Agregar más módulos relacionados

Cuando se agregan más de dos módulos relacionados, es muy importante identificar qué relaciones usar. Con frecuencia se relacionan entre sí de más de una manera. Continuando con nuestro ejemplo anterior, si queremos agregar el módulo Contactos, podemos decidir ver todos los contactos que estaban relacionados con los clientes potenciales. En este caso, haremos clic en el “+” verde cerca de los conductores y luego seleccionaremos el módulo de contactos. Pero si requerimos Contactos relacionados con Cuentas, debemos hacer clic en el “+” verde cerca de Cuentas. Consultaremos la diferencia a continuación (también se puede ver desde el diseño de la jerarquía):

9. Relación de muchos a muchos

Es necesaria una relación muchos a muchos en los casos en que ambas entidades se puedan relacionar con varias otras entidades de módulo. Por ejemplo, podemos agregar varias cuentas al mismo contacto; y podemos agregar varios contactos a la misma cuenta.

En este caso, el tipo de informe sigue siendo estándar. Igual que anteriormente, primero seleccionamos el módulo principal. En nuestro ejemplo, queremos ver todos los Contratos de Servicio, tengan o no un Boleto de Fallas relacionado con ellos, por lo que los Contratos de Servicio son el módulo principal.

A continuación, agregamos una nueva fila y seleccionamos Escritorio de ayuda como el módulo relacionado e identificamos el tipo de relación Muchos a Muchos en vez de Uno a muchos.

Una fila adicional se agrega automáticamente:

Esto se debe al hecho de que las relaciones Muchos a Muchos se definen a través de una tabla adicional. Nuestra herramienta detectó automáticamente los valores correctos. Podemos seguir este ejemplo si tenemos casos similares.

10. Creación combinada de plantillas de informes

Los tipos de informes combinados son los más complejos. Los informes tienen una lógica diferente y una IU de configuración de informes. Estos son bastante diferentes de los informes estándar y no tienen una vista de datos detallada, solo el resumen. Sin embargo, a veces se necesitan y crearlos puede ser un poco complicado.

Se necesitan informes combinados, por ejemplo, si deseamos ver el resumen de todas las actividades relacionadas con un usuario (eventos del calendario, contactos, cuentas, oportunidades, tickets, presupuestos, etc.). No es necesario que todos los eventos del calendario, Contactos, Cuentas, Oportunidades, Entradas y Cotizaciones estén conectados. La única relación que tienen es la relación con el usuario.

En nuestro ejemplo, nos gustaría crear un informe resumido por cuenta para ver todos los contratos y clientes potenciales relacionados con la cuenta solamente, pero no necesariamente relacionados entre ellos.

En este caso, seleccionamos Tipo de informe: Combinado. Luego seleccionamos el módulo principal Cuentas y con el “+” verde cerca de Cuentas seleccionamos todos los módulos relacionados necesarios.

Después de guardar esto, podremos ver el recuento de Contratos y Líderes por cada nombre de Cuenta. De este ejemplo, solo el nombre de la Cuenta estará disponible en el módulo Cuentas.

Sin embargo, si necesitamos filtrar o agrupar por alguna información adicional de la cuenta, por ejemplo, si queremos ver el resumen de actividades y ventas por sector de cuenta, debemos establecer algunas relaciones adicionales.

En este caso, necesitamos agregar cuentas a cada uno de los módulos relacionados: a los contratos y a los clientes potenciales. Y luego asegurarse de que las relaciones sean correctas. Observemos la muestra a continuación:

Cuando todo esté listo, recordaremos hacer clic en Guardar para crear nuestro nuevo informe, luego haremos clic en Abrir informe y agregaremos los campos necesarios y otras configuraciones para preparar nuestro informe para su uso.

Deja un comentario