Informe de instantáneas del historial de auditoría – Analytic Reporting Tool

Es posible crear un informe de instantáneas para un período de tiempo determinado y generar periódicamente nuevos datos de instantáneas (es decir, al final de cada día, semana o mes). El informe de instantáneas está usando datos de la auditoría de historial de Sugar (esto significa que para realizar un seguimiento de los cambios: el historial de auditoría debe estar habilitado en Sugar mediante Sugar Module Builder).

Si esta es la primera vez que deseamos comenzar a utilizar los datos del historial de auditoría para los informes de instantáneas, primero debemos generar los datos necesarios.

Para hacerlo, abriremos la Configuración de la herramienta de informes que se encuentra en la esquina superior derecha de la lista de informes y carpetas de la Herramienta de informes analíticos.

Tenemos que tener en cuenta que la Configuración de la herramienta de informes solo está disponible para usuarios con privilegios de administrador.

Si es necesario, podemos editar el proceso antes de ejecutarlo en Procesos:

Para el tipo de trabajo, seleccionaremos calcular el estado del campo auditado por período de tiempo, ya que la otra opción calcular el estado del campo auditado por mes solo existe para la compatibilidad con versiones anteriores y se puede considerar redundante. Seleccionaremos el Módulo y el Campo de interés y elegiremos el período de tiempo. El período de tiempo define la frecuencia de la instantánea. Un período de tiempo de Día creará datos de instantáneas para cada día. Las opciones de Semana y Mes crearán instantáneas al final de cada semana y mes, respectivamente.

Haremos clic en Ejecutar proceso para crear datos históricos para un período de tiempo determinado. El siguiente ejemplo creará clientes potenciales con estados de clientes potenciales al final de cada mes.

En el caso de muchos datos, es posible que debamos ejecutar el proceso varias veces haciendo clic en el mismo botón Ejecutar proceso nuevamente hasta que aparezca el siguiente texto verde: Procesar ejecución terminada.

En un nivel más técnico, las iteraciones máximas por proceso definen la cantidad máxima de registros de las tablas de auditoría procesadas en cada ejecución para crear datos de instantáneas. Esta configuración puede evitar que el proceso exceda el tiempo de espera en una gran cantidad de datos de auditoría no procesados. Es por esto que podría ser necesario ejecutar el proceso varias veces inicialmente. Sin embargo, una vez que se generan todos los datos iniciales de la instantánea y se configuran los planificadores, los datos se generarán continuamente. Para las instrucciones que configuran el Programador, veamos a continuación.

Una vez que se generan los datos iniciales, es necesario configurar un Programador para automatizar la generación continua de datos de instantáneas. Para configurar un Programador, nos dirigiremos al panel de administración y seleccionaremos Programador. Seleccionaremos el trabajo Procesos analíticos de informes y elegiremos el nombre del trabajo y las configuraciones de intervalo más adecuadas para nosotros y guardaremos el trabajo programado. Una vez hecho esto, todo estará configurado para comenzar a usar el informe de instantáneas.

Iremos al Generador de informes y crearemos nuestro informe de instantáneas como cualquier otro informe: seleccionaremos la carpeta de informes, ingresaremos el nombre y la descripción del informe preferido, mantendremos el tipo de informe Estándar y luego seleccionaremos el módulo necesario.

Es importante recordar seleccionar la casilla de verificación Agregar tablas personalizadas, como podemos ver en el siguiente ejemplo:

Guardaremos y abriremos nuestro nuevo informe.

En la pestaña Campos, seleccionaremos los campos Fecha y Valor: esos son los nombres de los datos de instantánea generados y se pueden encontrar en la lista de campos en la categoría Instantánea.

En Agregado, seleccionaremos Líderes (Valor) a Contar.

En Agrupamiento y clasificación, seleccionaremos las opciones de agrupación y clasificación para nuestro informe de resumen de acuerdo con el siguiente ejemplo:

El informe resumido ya está listo para su uso.

Continuando con nuestro informe de estado de Líder, crearemos un gráfico para nuestro informe también. En este ejemplo, crearemos un Gráfico de área que ilustra los cambios en los estados del Líder en el transcurso del tiempo.

Para el eje horizontal y la leyenda elegimos el Mes de la fecha con la agrupación del año y para el eje vertical el recuento de la cuenta del valor. Dado que la agrupación de valores que hemos definido obtendremos buenas series de datos para cada estado de Líder individual.

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