Tenim diferents funcions per gestionar correctament el cobrament de factures:
Registrar el cobrament d’una factura.
Per registrar el cobrament d’una factura, ja sigui total o parcial, obrirem la fitxa corresponent. La trobarem accedint a la secció “Financer” al menú superior i seleccionant “Llistat” al submenú lateral dins de “Factures a clients”.
Si obrim una factura que estigui en estat “Pendent” o “Començada”, a la part inferior de la fitxa trobarem el botó INTRODUIR PAGAMENT.
S’obrirà la fitxa per afegir el cobrament.
A la part superior introduirem les dades de la transacció. A la part inferior trobarem un llistat de totes les factures pendents de cobrament del client. La factura que hem seleccionat apareixerà lleugerament ombrejada, cosa que ens permetrà identificar-la ràpidament.
Introduirem la quantitat, ja sigui total o parcial, a la línia corresponent. Si tot és correcte, premem el botó PAGAR.
En prémer el botó PAGAR, s’obrirà una finestra de confirmació per validar el cobrament. Si totes les dades són correctes, seleccionarem Sí i premerem el botó VALIDA.
Si hem assignat un cobrament parcial, la factura apareixerà en estat “Començada” dins del llistat de factures a clients. Quan una factura estigui cobrada completament, es mostrarà com a “Pagada”.
Accedir al registre d’un cobrament.
Per accedir al registre del cobrament, ens dirigirem a “Pagaments” dins del menú lateral “Factures a clients”.
També trobem el registre d’un cobrament a la fitxa de la factura, i podem eliminar-lo o modificar-ne algunes dades.
Vincular un document a la fitxa de cobrament.
Podem vincular documents a la fitxa del registre del cobrament. Per fer-ho, seleccionarem “Documents” al menú superior de la fitxa del cobrament i premem el botó + a la secció ARCHIUS I DOCUMENTS ADJUNTS si volem vincular un arxiu des del nostre dispositiu, o a la secció ARCHIUS I DOCUMENTS ENLLAÇATS si el que volem és vincular el cobrament amb un arxiu allotjat al núvol.
Quan premem el botó + a ARCHIUS I DOCUMENTS ADJUNTS, s’obrirà una finestra de navegació que ens permetrà seleccionar un document emmagatzemat al nostre dispositiu. Un cop localitzat, premem “Obrir” a la finestra de navegació per vincular-lo.
Si el document es troba al núvol, premem el botó + a ARCHIUS I DOCUMENTS ENLLAÇATS i introduïm la URL corresponent.
En el cas d’un document adjunt, el sistema ens permet conservar el nom original de l’arxiu o assignar-ne un de nou seguint la nostra pròpia nomenclatura. Per fer-ho, marcarem la casella situada a la secció ARCHIUS I DOCUMENTS ADJUNTS si desitgem generar un nom diferent per a l’arxiu.
Si tot és correcte, premem el botó CÀRREGA en el cas d’un document adjunt, o ENLLAÇA si es tracta de vincular una URL.
Quan tenim documents enllaçats al cobrament, al menú superior de la fitxa observem que l’encapçalament “Documents” apareix acompanyat del nombre d’arxius vinculats. A més, se’ns proporciona informació sobre cada document adjunt.
També trobem els documents vinculats dins de la fitxa, que podem editar o eliminar segons sigui necessari.
Modificar un cobrament
Si necessitem editar un cobrament, hi accedim des del llistat de pagaments (dins de Factures a clients) o directament des de la pròpia factura.
Quan obrim el registre, podem editar els camps que apareixen acompanyats del símbol del llapis o eliminar el cobrament directament, sempre que aquest no estigui conciliat ni comptabilitzat.
Si necessitem modificar dades que el sistema no ens permet canviar (com les relacionades amb el banc), haurem d’eliminar el registre i tornar-lo a introduir.
