Per registrar una factura nova a un client ens situarem en la pestanya “Financera” del menú superior, i, en el menú lateral “Factures a clients”, seleccionarem “Factura nova”.
S’obre la fitxa; emplenem les dades i pitgem el botó “CREAR ESBORRANY”.
Una vegada hem creat l’esborrany de la factura, s’obre la fitxa corresponent. En la part superior trobarem un menú que ens permet accedir a les diferents característiques associades.
- Factura a client: Introduïm els conceptes i les condicions.
- Contactes/Direccions: Aquesta secció ens permet estructurar la relació amb cada client o proveïdor.
- Domiciliacions: Introduïm les dades necessàries per la domiciliació del cobrament.
- Notes: Afegim informació rellevant, ja sigui per què la visualitzi el client o el personal de l’empresa.
- Documents: Funciona com un arxiu adjunt digital centralitzat per aquesta factura específica.
- Esdeveniments/Agenda: Utilitzarem aquesta secció per registrar i planificar activitats directament relacionades amb la gestió de la factura.
- Verifactu: (en desenvolupament).
- FacturaE: Ens serveix per generar un arxiu amb una estructura de dades específica (generalment XML), que permet el processament automàtic per part del receptor i inclou tota l’informació necessària per la seva presentació telemàtica.
- Comentaris: Afegim un text breu, general o de tancament, que es col·loca en una posició especifica de la factura.
Factura a client
En la secció “Factura a client” podem introduir els conceptes de la factura en la part inferior de la fitxa. És possible afegir productes o serveis preconfigurats, o bé crear un nou. Per això, introduirem una línia i, a continuació, pitjarem el botó “AFEGIR”. Aquest procés es repeteix per cada concepte que desitgem incorporar a la factura.
També és possible introduir conceptes fora de catàleg (no preconfigurats). Per fer-ho, en el camp “Tipus” haurem d’indicar si es tracta d’un servei o d’un producte. A continuació, introduirem manualment el concepte, la quantitat i el preu per unitat.
Si necessitem introduir més d’un concepte, repetim el procés i, en finalitzar, pitjarem el botó “VALIDAR”. Mentre no ho fem, la factura apareixerà en el llistat de factures com “Esborrany”.
Si hem validat la factura, ens apareixerà com “Pendent” en el llistat de factures, el que significa que està pendent de cobrar.
En la part inferior de la fitxa de la factura es troba la secció “DOCUMENTS”, on podem generar la versió en PDF en diferents idiomes i descarregar-la pitjant sobre l’arxiu.
També disposem d’una visualització dels esdeveniments vinculats a la factura. Des d’aquesta secció podem accedir a la llista completa o afegir un nou esdeveniment pitjant el botó “+”.
La secció “OBJECTES RELACIONATS” ens permet enllaçar la factura amb altres esdeveniments vinculats. En pitjar en “Enllaçar a…” s’obre un desplegable des del qual seleccionem l’opció desitjada.
A continuació apareix una pantalla en la qual podem introduir la referència o seleccionar-la d’una llista. Si tot està correcte, pitjarem el botó “ENLLAÇ”. A partir d’aquest moment, els documents queden vinculats.
Si volem eliminar l’enllaç, pitjarem sobre el símbol situat a la dreta de la línia corresponent.
Si obrim la factura mentre està en estat “Pendent”, trobarem diferents opcions:
- MODIFICAR: Ens permet editar les dades de les línies de la factura.
- ENVIA E-MAIL: Podem redactar i enviar un correu electrònic directament des de Dolibarr, utilitzar plantilles i adjuntar arxius.
- FES UNA SOLITUD DE DOMICILIACIÓ: Preparem la factura perquè sigui inclosa en un paquet de cobraments.
- INTRODUIR PAGO: Registrem un cobrament ja sigui total o parcial.
- MARCA ABANDONADA: Classificarem la factura quan es tracti d’un deute d’un client irrecuperable.
- CREAR UN ABONAMENT: Generem una factura rectificativa o una nota d’abono.
- CLONA: Utilitzarem aquesta funció per generar una factura nova a partir d’una creada amb anterioritat.
