Per registrar una factura nova rebuda d’un proveïdor ens situarem a la secció Financera del menú superior, i, al menú lateral Factures de proveïdor, seleccionarem “Factura nova”.
S’obre la fitxa; omplim les dades i premem el botó “CREAR ESBORRANY”.
Un cop hem creat l’esborrany de la factura, s’obre la fitxa corresponent. A la part superior trobem un menú que ens permet accedir a les diferents característiques associades.
- Factura del proveïdor: Introduïm els conceptes i les condicions.
- Contactes/Adreces: Aquesta secció ens permet estructurar la relació amb cada client o proveïdor.
- Transferència bancària: Aquesta pestanya ens permet iniciar el procés per generar una transferència.
- Notes: Afegim informació rellevant, ja sigui perquè la visualitzi el client o el personal de l’empresa.
- Documents: Funciona com un arxiu adjunt digital centralitzat per a aquesta factura específica.
- Esdeveniments/Agenda: Utilitzem aquesta secció per registrar i planificar activitats directament relacionades amb la gestió de la factura.
- Etiquetes de productes: Permet generar i imprimir etiquetes identificatives per a tots els productes que formen part d’aquesta factura.
Factura de proveïdor
A la secció “Factura de proveïdor” podem introduir els conceptes de la factura a la part inferior de la fitxa. És possible afegir productes o serveis preconfigurats, o bé crear-ne un de nou. Per fer-ho, al camp “Tipo” hem d’indicar si es tracta d’un servei o d’un producte. Seguidament seleccionem el producte o servei, introduïm la quantitat i les unitats i, a continuació, premem el botó “AÑADIR”. Aquest procés es repeteix per a cada concepte que vulguem incorporar a la factura.
També és possible introduir conceptes fora de catàleg (no preconfigurats). Per fer-ho, al camp “Tipo” hem d’indicar si es tracta d’un servei o d’un producte. A continuació, introduïm manualment el concepte, la quantitat i el preu per unitat.
Si necessitem introduir més d’un concepte, repetim el procés i, en finalitzar, premem el botó “VALIDAR”. Mentre no ho fem, la factura apareixerà al llistat de factures com a “Esborrany”.
Si hem validat la factura, ens apareixerà com a “Pendent” al llistat de factures, cosa que significa que està pendent de pagar.
A la part inferior de la fitxa de la factura es troba la secció “DOCUMENTS”, on podem visualitzar els arxius vinculats a la factura (des de la pestanya “Documents” al menú superior d’una factura).
També disposem d’una visualització dels esdeveniments vinculats a la factura. Des d’aquesta secció podem accedir a la llista completa o afegir un nou esdeveniment prement el botó “+”.
La secció “OBJECTES RELACIONATS” ens permet enllaçar la factura amb altres esdeveniments vinculats. En prémer a “Enlaza a…” s’obre un desplegable des del qual seleccionem l’opció desitjada.
A continuació, apareix una pantalla en la qual podem introduir la referència o seleccionar-la d’una llista. Si tot és correcte, premem el botó “ENLACE”. A partir d’aquest moment, els documents queden vinculats.
Si volem eliminar l’enllaç, premem sobre el símbol situat a la dreta de la línia corresponent.
Si obrim la factura mentre està en estat “Pendent”, trobarem diferents opcions:
- MODIFICA: Ens permet editar les dades de les línies de la factura.
- ENVIA E-MAIL: Podem redactar i enviar un correu electrònic directament des de Dolibarr, utilitzar plantilles i adjuntar arxius.
- INTRODUIR PAGAMENT: Registram un pagament, ja sigui total o parcial.
- MARCA ABANDONADA: Classifiquem la factura com a abandonada quan renunciem al pagament de la mateixa.
- CREAR UN ABONAMENT: Generem una factura rectificativa o una nota d’abonament.
- CLONA: Farem servir aquesta funció per generar una factura nova a partir d’una creada anteriorment.
