Per garantir la traçabilitat dels productes o serveis prestats, és recomanable generar una comanda facturable.
Accedirem des de la pestanya “Financera”. En pitjar en el menú lateral sobre “Comandes facturables”, veurem la llista de totes les comandes facturables rebudes, i l’estat en el qual es troben.
Pitgarem sobre el botó “+” a la cantonada superior dreta per generar una nova comanda facturable.
Omplirem les dades de la fitxa d’esborrany. En introduir el client, els camps que tinguem configurats s’omplen de manera automàtica. Comprovem les dades i, si tot és correcte, premem el botó CREA BORRADOR.
En aquest moment veurem la comanda en estat esborrany a la llista de “Comandes facturables”, dins de la pestanya “Financiera”.
A la part superior d’una fitxa de comanda facturable tenim diferents pestanyes.
- Comanda de vendes: Introduirem les dades relatives a la comanda.
- Contactes/Direccions: Aquesta secció ens permet estructurar la relació amb cada client o proveïdor.
- Enviaments: En aquesta secció registrarem l’enviament del producte.
- Notes: Afegim informació rellevant, ja sigui perquè la visualitzi el client o el personal de l’empresa.
- Esdeveniments/Agenda: Utilitzem aquesta secció per registrar i planificar activitats directament relacionades amb la gestió de la factura.
- Comentaris: Afegim un text breu, general o de tancament, que es col·loca en una posició específica de la factura.
Comanda de vendes
A la secció “Comanda de vendes” del menú superior, introduirem les dades de la comanda. A la part superior de la fitxa tenim les dades que hem introduït en crear l’esborrany, que es poden editar si fem clic al símbol del llapis.
A la part inferior de la fitxa, introduïm els conceptes. És possible afegir productes o serveis preconfigurats. Per fer-ho, seleccionem un concepte del menú desplegable que s’obre si premem sobre la finestra.
Podem introduir una descripció addicional, les unitats, el tipus impositiu i descomptes. Quan totes les dades siguin correctes, premem el botó “AFEGIR”. Aquest procés es repeteix per a cada concepte que vulguem incorporar a la factura.
També és possible introduir conceptes fora de catàleg (no preconfigurats). Per fer-ho, al camp “Tipus” hem d’indicar si es tracta d’un servei o d’un producte. A continuació, introduïm manualment el concepte, la quantitat i el preu per unitat. Si tot és correcte, premem el botó AFEGIR.
Si necessitem introduir més d’un concepte, repetim el procés i, en finalitzar, premem el botó “VALIDAR”. Mentre no ho fem, la comanda apareixerà en el llistat de “Comandes facturables” en estat “Esborrador”.
Si hem validat la comanda, ens apareixerà com “Validada” en el llistat de comandes facturables, cosa que significa que la comanda es pot enviar.
Quan obrim una comanda de vendes en estat “Validat”, trobem diferents opcions en part inferior.
- ENVIA E-mail: Podem redactar i enviar un correu electrònic directament des de Dolibarr, utilitzar plantilles i adjuntar arxius.
- MODIFICA: Ens permet editar les dades de les línies de la factura.
- CREAR UNA COMANDA DE COMPRA: Permet generar una comanda al proveïdor basant-se en la comanda del client.
- CREAR UNA INTERVENCIÓ: Aquesta opció permet generar un document operatiu per a registrar el treball físic o tècnic realitzat per a un client. A diferència d’una comanda la intervenció se centra en el temps i l’execució.
- CREAR CONTRACTE: Permet transformar una comanda de serveis en un compromís de manteniment, subscripció o assistència a llarg termini.
- CREAR ENVIAMENT: Permet gestionar la sortida física dels productes del magatzem, generant l’albarà de lliurament i actualitzant automàticament l’estoc disponible.
- CREAR FACTURA: Convertirem la comanda en una factura.
