Tenemos diferentes funciones para gestionar correctamente el pago de facturas:
- Registrar el pago de una factura.
- Localizar el registro de un pago.
- Vincular un documento al pago.
- Modificar un pago.
Registrar el pago de una factura.
Para registrar el pago de una factura, ya sea total o parcial, abriremos la ficha correspondiente. La encontraremos accediendo a la sección «Financiera» en el menú superior y seleccionando «Listado» en el submenú lateral dentro de «Facturas de proveedores».
Si abrimos una factura que esté en estado «Pendiente» o «Comenzada», en la parte inferior de la ficha encontraremos el botón INTRODUCIR PAGO.
Se abrirá la ficha para añadir el pago.
En la parte superior introduciremos los datos de la transacción. En la parte inferior encontraremos un listado de todas las facturas pendientes de pago al proveedor. La factura que hemos seleccionado aparecerá ligeramente sombreada, lo que nos permitirá identificarla rápidamente.
Introduciremos la cantidad, ya sea total o parcial, en la línea correspondiente. Si todo está correcto, pulsaremos el botón PAGAR. Si no queremos seguir adelante con el registro del pago, pulsaremos el botón ANULA.
Al pulsar sobre el botón PAGAR, se abrirá una ventana de confirmación para validar el pago. Si todos los datos son correctos, seleccionaremos Sí y pulsaremos el botón VALIDA.
Si hemos asignado un pago parcial, la factura aparecerá en estado «Comenzada» dentro del listado de facturas a proveedores. Cuando una factura esté pagada por completo, se mostrará como «Pagada».
Acceder al registro de un pago.
Para acceder al registro del pago, nos dirigiremos a «Pagos» dentro del menú lateral «Facturas de proveedores».
También encontramos el registro de un pago en la ficha de la factura, y podemos eliminarlo o modificar algunos datos.
Vincular un documento a la ficha de pago.
Podemos vincular documentos a la ficha del registro del pago. Para hacerlo, seleccionaremos «Documentos» en el menú superior de la ficha del pago y pulsaremos el botón + en la sección ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ADJUNTOS si queremos vincular un archivo desde nuestro dispositivo, o en la sección ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ENLAZADOS si lo que queremos es vincular el cobro con un archivo alojado en la nube.
Cuando pulsemos el botón + en ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ADJUNTOS, se abrirá una ventana de navegación que nos permitirá seleccionar un documento almacenado en nuestro dispositivo. Una vez localizado, pulsaremos «Abrir» en la ventana de navegación para vincularlo.
Si el documento se encuentra en la nube, pulsaremos el botón + en ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ENLAZADOS e introduciremos la URL correspondiente.
| En el caso de un documento adjunto, el sistema nos permite conservar el nombre original del archivo o asignarle uno nuevo siguiendo nuestra propia nomenclatura. Para ello, marcaremos la casilla situada en la sección ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ADJUNTOS si deseamos generar un nombre distinto para el archivo. |  |
Si todo está correcto, pulsaremos el botón CARGA en el caso de un documento adjunto, o ENLAZA si se trata de vincular una URL.
Cuando tenemos documentos enlazados al pago, en el menú superior de la ficha observamos que el encabezado «Documentos» aparece acompañado del número de archivos vinculados. Además, se nos proporciona información sobre cada documento adjunto.
También encontramos los documentos vinculados dentro de la ficha, que podemos editar o eliminar según sea necesario.
Modificar un pago
Si necesitamos editar un pago de factura recibida, accedemos a él desde el listado de pagos (dentro de Facturas de proveedores) o directamente desde la propia factura.
Cuando abrimos el registro, podemos editar los campos que aparecen acompañados del símbolo del lápiz o eliminar el cobro directamente, siempre que este no esté conciliado ni contabilizado.
Si necesitamos modificar datos que el sistema no nos permite cambiar (como los relacionados con el banco), deberemos eliminar el registro y volver a introducirlo. Para poder eliminar el registro de un pago, primero debemos reabrir la factura.
Al reabrir la factura, vuelve al estado “Comenzada”. Ahora ya podemos eliminar el pago (pulsando en el símbolo de la papelera o pulsando ELIMINA al abrir el pago).
