Com gestionar l’Agenda en Zimbra?

1. Per gestionar la nostra Agenda ens dirigirem primerament a la pestanya Agenda. Un cop aquí configurarem la vista d’aquesta. Situats a la part superior dreta ens trobem 5 botons per veure l’Agenda per Dia, Setmana laboral, Setmana, Mes o Llista. Seleccionarem la que més ens agradi.

2. Un cop configurada la vista de la nostra Agenda, crearem una Cita nova. Podem fer-ho de diversos mètodes, prement el botó dret al dia que desitgem introduir la cita a Cita nova, o bé prement el botó Cita nova que trobem a la part superior esquerra. Aquesta última ens permetrà una configuració més avançada que veurem a continuació.

3. Se’ns obrirà una nova pestanya en la qual podrem configurar els paràmetres de la cita.

  • En primer lloc un Assumpte per diferenciar-la d’altres cites.
  • En segon lloc en Assistents podrem indicar qui assistirà a la cita i prement Mostra opcionals (just al final d’aquest camp), podrem afegir assistents opcionals.
  • En tercer lloc una Ubicació.
  • En quart lloc el dia i la franja horària que va ocupar la cita.
  • En cinquè lloc a Mostra, escollirem com i on volem veure la cita.
  • En sisè lloc podem Repeteix aquesta cita establint un període en el desplegable i també podem establir un Recordatori per correu electrònic i/o SMS en el temps indicat.
  • Finalment trobarem al final un document de text per a incloure qualsevol observació sobre la cita.

4. Un cop guardada la cita observarem que aquesta apareixerà en la nostra agenda.

NOTA: Quan estiguem a Vista d’agenda del Mes, podrem canviar les cites de dia simplement arrossegant al nou dia. En cas que sigui una Cita repetida (la cita es repeteix segons el període establert), ens avisarà de si volem canviar totes les repeticions, o bé només la d’aquell dia concret.

5. També podem, de la mateixa manera que als correus, etiquetar les nostres cites per distingir-les millor. Per fer-ho farem clic clic dret sobre la cita a Etiquetar cita, Cita nova (si ja tenim una cita creada aquesta ens apareixerà aquí per seleccionar-). Seguidament establirem un nom i un color a l’etiqueta. A partir d’aquest moment podrem veure les nostres cites organitzades en l’apartat Etiquetes, situat al menú lateral esquerra.

IMPORTANT: Si en una cita introduïm diferents assistents i aquests tenen marcats altres cites a l’hora que nosaltres vam marcar la cita, Zimbra detectarà que aquest assistent està ocupat, i prement en Suggerir hora, ens suggerirà una altra hora diferent.

NOTA: Si volem sincronitzar calendaris externs al nostre Zimbra ens dirigirem a la Rosca situada al costat d’Agendes i premerem a Afegeix agenda externa. Ens apareixerà la següent finestra, en la qual introduirem les dades del nostre calendari extern.

Deixa un comentari