Configurar el correu electrònic a SuiteCRM ofereix una àmplia gamma de funcionalitats, com ara enviar correus personals a contactes, la creació automàtica de casos, enviar notificacions d’esdeveniments mitjançant fluxos de treball i l’enviament de correus electrònics per a campanyes de màrqueting.
En aquest manual s’explicaran els diferents tipus de comptes de correu i com configurar-los.
Correu sortint: El servidor de correu sortint s’utilitza per enviar notificacions automàtiques per correu electrònic (com notificacions d’assignació de registres) i correus enviats com a accions dels fluxos de treball.
La configuració del correu sortint ha de ser realitzada per un administrador.
Consulteu Configuració del correu sortint per obtenir instruccions sobre com configurar la configuració predeterminada del correu sortint.
Es poden configurar altres comptes sortints a més de la predeterminada per a finalitats específiques, com l’enviament de campanyes. Aquestes es poden configurar des del panell d’administració, a Comptes sortints. Si no es configuren altres comptes, s’utilitzarà la compte predeterminada del servidor de correu sortint.
Comptes personals: S’utilitza una compte personal per veure i enviar correus des d’un compte de correu personal dins del mòdul de correus electrònics. Aquesta compte pot ser interna o externa. Els correus de comptes personals no es guarden a SuiteCRM llevat que s’importin manualment.
L’usuari pot configurar comptes personals des del seu perfil. Els administradors poden configurar comptes personals per a altres usuaris.
Consulteu Gestió de comptes d’usuari per obtenir instruccions sobre com configurar una compte personal.
Comptes grupals: Les comptes grupals s’utilitzen quan cal que diversos usuaris puguin veure i enviar correus des d’una mateixa compte, per exemple, un bústia de suport o de vendes. Les comptes grupals es poden configurar per importar automàticament correus i crear casos a partir del correu entrant.
Les comptes grupals han de ser configurades per un administrador. L’accés a una compte grupal ha de ser concedit per un administrador.
Configureu una compte grupal des de la pàgina de Correu electrònic entrant.
Comptes de gestió de rebots: S’utilitza una compte de gestió de rebots amb Campanyes per gestionar les notificacions de correus retornats quan els correus no s’entreguen. Cal configurar una compte de gestió de rebots per enviar una campanya.
Les comptes de gestió de rebots han de ser configurades per un administrador. Un cop configurades, els usuaris poden seleccionar aquesta compte al configurar una campanya.
Configureu una compte de gestió de rebots des de la pàgina de Correu electrònic entrant.
CONFIGURACIÓ DE CORREU ELECTRÒNIC
Configuració del correu sortint: S’utilitza per enviar notificacions del sistema com restablir contrasenyes, notificacions d’assignació de registres i notificacions de fluxos de treball.
Seleccioneu el proveïdor de correu fent clic al botó corresponent i, a continuació, introduïu la informació de configuració requerida pel vostre sistema. Verifiqueu que qualsevol configuració predeterminada de port/protocol sigui vàlida per a la vostra configuració.
Feu clic a Enviar correu de prova per comprovar els vostres ajustos. Se us demanarà que introduïu una adreça de correu electrònic per enviar el missatge de prova. Es mostrarà un missatge de verificació si el correu electrònic s’ha enviat correctament. Verifiqueu que hagueu rebut aquest missatge de prova. Un cop s’hagi verificat la configuració, feu clic a Desar perquè aquesta configuració es conservi abans de sortir de la pàgina.
SOLUCIÓ DE PROBLEMES: Si el missatge de prova no s’ha enviat correctament, reviseu el fitxer de registre a la configuració del sistema per veure si hi ha més missatges d’error que us puguin ajudar a resoldre el problema.
Verifiqueu que totes les configuracions de port/protocol siguin correctes i que el nom d’usuari i la contrasenya introduïts siguin correctes i tinguin els permisos necessaris per enviar correu.
Opcions de correu:
- Notificacions d’assignació: Quan està habilitat, s’enviaran correus electrònics als usuaris quan se’ls assignin registres.
- nviar notificació des de l’adreça de correu de l’usuari assignat: Quan el servidor de correu ho permeti, el nom i l’adreça de correu de l’usuari que assigna s’inclouran al camp De del correu de notificació. En cas contrari, s’utilitzarà la compte sortint predeterminada del sistema.
Configuració de seguretat del correu electrònic:
- Configuració de seguretat del correu electrònic: Les etiquetes seleccionades aquí s’eliminaran del correu entrant i no es mostraran al mòdul de correus electrònics.
CORREU ENTRANT
Configureu comptes de correu grupals per supervisar el correu entrant i les comptes de gestió de rebots per a les campanyes aquí. També podeu gestionar la informació personal de la compte de correu entrant dels usuaris des d’aquest panell.
Compte de correu electrònic de grup:
Una compte de correu electrònic grupal permet que més d’un usuari tingui accés a una mateixa compte de correu. Això pot ser útil per a comptes de correu de vendes o suport, per exemple. A més, les comptes grupals també s’utilitzen per enviar campanyes de correu electrònic.
Seleccioneu Nova compte de correu de grup a la barra lateral.
Necessitareu el nom d’usuari i la contrasenya de la compte que esteu afegint, així com l’adreça del servidor de correu. El protocol de correu compatible amb SuiteCRM és IMAP.
Les carpetes supervisades són les carpetes que es comproven per a correus nous (no llegits). Els noms de les carpetes Safata d’entrada i Paperera s’han d’especificar aquí. Feu clic a Seleccionar per connectar-vos al servidor de correu i triar les carpetes rellevants al quadre de diàleg emergent.
Opcions de gestió del correu:
Crear Cas des del Correu:
Marqueu aquesta casella per configurar SuiteCRM perquè creï un registre de cas a partir d’un correu electrònic entrant.
Seleccioneu un Mètode de distribució per especificar com s’assignen als usuaris els casos creats a partir del correu electrònic entrant. Els diferents mètodes s’expliquen a continuació:
- Utilitza l’AOP predeterminat: S’utilitzarà la configuració predeterminada d’AOP, configurable a través del panell d’administració.
- Usuari individual: Introduïu un nom d’usuari o feu clic a la fletxa de selecció per cercar un usuari. Cada cas creat automàticament s’assignarà a l’usuari especificat.
- Torn rotatori: Seleccioneu Tots els usuaris o un grup o rol de seguretat existent. Els casos s’assignaran al següent membre del grup o rol especificat.
- Menys ocupat: Seleccioneu Tots els usuaris o un grup o rol de seguretat existent. Els casos s’assignaran al membre del grup o rol especificat amb menys assignacions de casos.
Plantilla de resposta automàtica:
Si SuiteCRM s’ha configurat per crear casos automàticament, podeu seleccionar o crear una plantilla de correu electrònic per utilitzar com a resposta automàtica per notificar al remitent que s’ha creat un cas. Si no s’especifica cap plantilla aquí, aquesta resposta automàtica no s’enviarà.
- No enviar respostes automàtiques a aquest domini: No s’enviaran respostes automàtiques al domini especificat. Utilitzeu aquesta opció, per exemple, per excloure el domini de la vostra empresa, de manera que els vostres usuaris no rebin missatges de resposta automàtica.
- Nombre de respostes automàtiques: Aquesta configuració especifica el nombre màxim de respostes que s’enviaran a una adreça de correu electrònic concreta en un període de 24 hores.
Opcions de “Respondre a…”
- Adreça del remitent: S’utilitza com l’adreça d’origen quan és compatible; en cas contrari, s’utilitzarà la compte sortint del sistema.
- Permetre que els usuaris enviïn correu utilitzant el Nom i l’Adreça del camp “De” com a adreça de resposta: Quan està marcada, el nom i l’adreça del remitent per aquesta compte apareixeran com a opció De en redactar un correu electrònic per a tots els usuaris que tinguin accés a aquesta compte de grup.
Compte de gestió de rebots:
Una compte de gestió de rebots s’utilitza per administrar les notificacions de rebots en una campanya de correu electrònic. Les adreces de correu electrònic retornades es registren a l’estat de la campanya.
Introduïu els detalls de configuració per a la compte de rebots que esteu configurant. Necessitareu el nom d’usuari i la contrasenya de la compte, així com l’adreça del servidor de correu. L’administrador del sistema us podrà proporcionar aquesta configuració.
El protocol de correu compatible amb SuiteCRM és IMAP.
CONFIGURACIÓ DE CORREU ELECTRÒNIC PER A CAMPANYES
Configureu les següents opcions addicionals per a Campanyes aquí:
- La mida del lot per enviar els correus electrònics de la campanya.
- La ubicació dels fitxers de seguiment de la campanya.
- Si es guarden o no còpies dels missatges de la campanya.
COLA DE CORREU ELECTRÒNIC
Els correus electrònics de la campanya programada es posen en cola aquí fins que s’executi el treball programat per enviar-los.
Consulteu la secció Planificador per obtenir més informació sobre els treballs programats.
Feu clic a Enviar correus de campanya en cola per enviar-los immediatament sense esperar que el planificador ho faci.
