Per agilitzar el procés de conciliació bancària, utilitzarem el plugin d’ATM Consulting, Bank Import. Un cop hem importat el fitxer CSV amb les dades bancàries, podem realitzar la conciliació bancària. Si tenim dubtes sobre com realitzar la importació, ens dirigirem a Conciliació bancària amb Bank Import. Importació. Si necessitem accedir a la configuració de les funcions avançades, ens dirigirem a Conciliació bancària amb Bank Import. Configuració
Previsualització.
Si en importar el fitxer apareix el missatge “Línia de fitxer no compleix amb el mapeig de columnes”, significa que hi ha algun error de format a l’arxiu CSV o a la configuració del mapeig de dades. Aquest error impedeix que Dolibarr identifiqui correctament la informació i, per tant, no pot generar la previsualització ni proposar la conciliació.
Les causes més habituals solen ser:
- Un nombre de columnes diferent al definit en el mapeig.
- Separadors incorrectes (per exemple, comes en lloc de punt i coma).
- Espais o caràcters addicionals al final de la línia.
- Formats de data no vàlids.
- Columnes buides que no coincideixen amb l’estructura esperada.
Si la importació s’ha realitzat correctament, es mostrarà una pantalla en la qual apareixen, a l’esquerra, les dades procedents de l’arxiu CSV i, a la dreta, els registres equivalents ja existents a Dolibarr.
Per defecte, tots els moviments es mostren amb la casella “Acció prevista” seleccionada, indicant que el sistema proposa realitzar la conciliació per a cadascun d’ells.
Com a mesura de protecció per evitar introduir registres duplicats, aquells moviments que ja han estat conciliats anteriorment no poden tornar a seleccionar-se, fins i tot si en algun moment han estat desconciliats. Dolibarr manté aquest bloqueig per garantir la integritat de l’extracte i evitar que un mateix moviment bancari es conciliï més d’una vegada.
Assignar pagaments.
Si al nostre extracte bancari apareix algun moviment que Dolibarr no pot relacionar automàticament amb un registre existent (per exemple, perquè no s’ha registrat el pagament d’una factura), des de la pantalla de previsualització podem assignar aquest moviment bancari a una factura pendent.
IMPORTANT: Si abonem una factura des d’aquest quadre de selecció, Dolibarr crearà un nou pagament. No ho associarà a un pagament ja existent, tot i que aquest pagament estigui registrat al sistema. Això significa que, si ja havíem introduït el pagament manualment, es produirà una duplicació i haurem d’eliminar un dels pagaments manualment.
Farem servir el menú desplegable per indicar a Dolibarr quin tipus de document correspon al moviment bancari que estem assignant.
Les opcions disponibles són:
- Factura: Per pagaments relacionats amb clients.
- Factura de proveïdor: Per pagaments corresponents a proveïdors.
- Càrrec: Per moviments sense factura associada, com comissions bancàries, despeses puntuals o ajustos.
Seleccionarem el tercer si es tracta d’una factura. A la part inferior apareixeran les factures associades a aquest tercer i podrem assignar el pagament, ja sigui total o parcial. L’assignació es realitza sempre en positiu, tant per a proveïdors com per a clients. Si introduïm una quantitat negativa, Dolibarr la interpretarà com una devolució.
Per finalitzar, seleccionem el tipus de moviment.
IMPORTANT: El mòdul no distingeix entre factures abandonades i pendents, per la qual cosa, quan ens proposa diferents factures per assignar un moviment, també poden aparèixer factures abandonades.
De la mateixa manera, si tenim diferents moviments que pertanyen a un tercer, la pantalla de previsualització permet assignar diversos pagaments a una mateixa factura, la qual cosa pot provocar la generació de pagaments duplicats.
Comportament davant d’errors
Data incorrecta de Dolibarr
Si l’import és correcte però la data del banc i la de Dolibarr són diferents, en la conciliació es manté sempre la data registrada a Dolibarr.
Si hem introduït a Dolibarr un registre amb una data fora del rang de dates seleccionat en fer la importació, al moviment corresponent del banc apareixerà el quadre per escollir el tercer i la factura a abonar. Si realitzem el pagament des d’aquest quadre, es duplicarà el registre, per la qual cosa haurem d’eliminar el pagament original.
Import erroni. Coincideixen la data i el tercer.
Si la data i el tercer coincideixen, però l’import és erroni, Dolibarr no reconeixerà l’equivalència.
Si el tercer és un proveïdor, l’import s’ha d’introduir sempre en positiu. Si el introduïm en negatiu, el sistema ho interpretarà com un descompte.
Concepte erroni
Tot i que la descripció no coincideixi exactament, mentre la data i la quantitat siguin iguals, Bank Import reconeixerà correctament el moviment.
