Si tenemos una factura de cliente validada, podemos generar la domiciliación del cobro.
- El primer paso es «Crear una solicitud de domiciliación» en el caso de una factura o «Crear una solicitud masiva» en el caso de un grupo de facturas.
- El segundo paso es «Crear un fichero de domiciliación bancaria«.
Crear una solicitud de domiciliación
Para crear una solicitud, pulsaremos «Domiciliaciones» en el menú superior de la factura o «HAZ UNA SOLICITUD DE DOMICILIACIÓN» en la parte inferior.
En la sección Domiciliaciones introduciremos la cantidad, el correspondiente código IBAN del cliente (que hemos registrado previamente en la ficha del cliente) y pulsaremos sobre el botón «HAZ UNA SOLICITUD DE DOMICILIACIÓN».
En la parte inferior de la pantalla veremos la solicitud creada. Podemos eliminarla si los datos no son correctos.
Una vez creada la solicitud, vemos el estado en que se encuentra en el módulo «Banco» del menú superior, pulsando sobre «Cobro por domiciliación» en el menú lateral. Desde aquí accederemos a la pantalla desde la que podremos generar el fichero de domiciliación.
Crear una solicitud de domiciliación masiva
Cuando tengamos un grupo de facturas para domiciliar, podremos generar la solicitud de manera masiva. En el listado de facturas a clientes, seleccionaremos aquellas que queramos incluir en la solicitud, marcando la celda de selección correspondiente a cada factura.
En la parte superior de la pantalla encontraremos una ventana con un menú desplegable, en el que seleccionaremos «Haz una solicitud de domiciliación».
A continuación, pulsaremos CONFIRMAR. Si todo está correcto, en la parte superior derecha de la pantalla aparecerá el mensaje «Solicitud recogida».
Una vez creada la solicitud masiva, vemos el estado en que se encuentra en el módulo «Banco» del menú superior, pulsando sobre «Cobro por domiciliación» en el menú lateral. Desde aquí accederemos a la pantalla desde la que podremos generar el fichero de domiciliación.
Crear un fichero de domiciliación
El segundo paso consiste en crear el fichero bancario para la domiciliación. Iremos al módulo «Banco» y pulsaremos sobre la sección «Cobro por domiciliación» en el menú lateral para desplegar las opciones. A continuación, seleccionaremos «Domiciliación nueva» o pulsaremos sobre el símbolo + en la parte superior derecha de la pantalla.
Cuando abrimos la ficha de «DOMICILIACIÓN NUEVA», vemos un listado con todas las facturas pendientes de domiciliación. Introduciremos los datos correspondientes:
- Seleccionaremos SEPA FRST cuando se trate del primer cobro a un cliente.
- Seleccionaremos SEPA CUR para las facturas siguientes.
Si todo está correcto, pulsaremos sobre «CREA UN FICHERO DE DOMICILIACIÓN BANCARIA».
En este momento, dentro del listado de domiciliaciones veremos la solicitud en estado «En espera».
Si abrimos la ficha de la solicitud, también aparecerá en ese mismo estado. Sin embargo, ya se ha generado el fichero XML, que deberemos enviar a nuestro banco para que la orden se haga efectiva.
Encontraremos la orden SEPA disponible para enviar al cliente en la ficha del cliente, en la parte inferior de la pantalla, dentro de la sección «Formas de pago» en el menú superior. Si hacemos clic sobre el archivo, este se descargará en nuestro dispositivo. Si pulsamos sobre el símbolo + situado a la derecha del fichero, podremos visualizarlo.
Una vez que hayamos enviado el documento XML a nuestro banco, volveremos a abrir el fichero de la domiciliación y pulsaremos sobre ESTABLECE EL ESTADO «FICHERO ENVIADO».
Se abrirá otra pantalla en la que deberemos introducir la fecha y el método de envío. Cuando todo esté correcto, pulsaremos nuevamente sobre ESTABLECE EL ESTADO «FICHERO ENVIADO».
En este momento veremos la domiciliación en estado «Enviada» dentro del listado de domiciliaciones. Si pulsamos en el submenú lateral «Líneas de orden de domiciliación», podremos visualizar la línea asignada y acceder a la ficha de la domiciliación, de la línea, de la factura o del tercero.
Una vez que hayamos cobrado la domiciliación, abriremos la ficha correspondiente y pulsaremos el botón «MARCA ABONADA».
En la pantalla que se abre introduciremos la fecha del ingreso y, finalmente, pulsaremos nuevamente «MARCA ABONADA».
Cuando tengamos marcada la domiciliación como «Abonada», la factura correspondiente aparecerá en estado «Pagada» dentro del listado de facturas a clientes.
IMPORTANTE. No debemos crear una nueva domiciliación para un cliente cuando exista una pendiente de abonar, ya que Dolibarr incluirá en la domiciliación nueva todas las líneas que estén pendientes, lo que provocaría enviar dos veces la misma orden de cobro.
