Para registrar una factura nueva recibida de un proveedor nos situaremos en la sección «Financiera» del menú superior, y, en el menú lateral «Facturas de proveedor», seleccionaremos “Factura nueva”.
Se abre la ficha; rellenamos los datos y pulsamos el botón “CREAR BORRADOR”.
Una vez hemos creado el borrador de la factura, se abre la ficha correspondiente. En la parte superior encontramos un menú que nos permite acceder a las distintas características asociadas.
- Factura del proveedor: Introducimos los conceptos y las condiciones.
- Contactos/Direcciones: Esta sección nos permite estructurar la relación con cada cliente o proveedor.
- Transferencia bancaria: Esta pestaña nos permite iniciar el proceso para generar una transferencia.
- Notas: Añadimos información relevante, ya sea para que la visualice el cliente o el personal de la empresa.
- Documentos: Funciona como un archivo adjunto digital centralizado para esa factura específica.
- Acontecimientos/Agenda: Utilizamos esta sección para registrar y planificar actividades directamente relacionadas con la gestión de la factura.
- Etiquetas de productos: Permite generar e imprimir etiquetas identificativas para todos los productos que forman parte de esa factura.
Factura de proveedor
En la sección “Factura de proveedor” podemos introducir los conceptos de la factura en la parte inferior de la ficha. Es posible añadir productos o servicios preconfigurados, o bien crear uno nuevo. Para ello, en el campo “Tipo” debemos indicar si se trata de un servicio o de un producto. Seguidamente seleccionamos el producto o servicio, introduciremos la cantidad y las unidades y, a continuación, pulsamos el botón “AÑADIR”. Este proceso se repite para cada concepto que deseemos incorporar a la factura.
También es posible introducir conceptos fuera de catálogo (no preconfigurados). Para ello, en el campo “Tipo” debemos indicar si se trata de un servicio o de un producto. A continuación, introducimos manualmente el concepto, la cantidad y el precio por unidad.
Si necesitamos introducir más de un concepto, repetimos el proceso y, al finalizar, pulsamos el botón “VALIDAR”. Mientras no lo hagamos, la factura aparecerá en el listado de facturas como “Borrador”.
Si hemos validado la factura, nos aparecerá como “Pendiente” en el listado de facturas, lo que significa que está pendiente de pagar.
En la parte inferior de la ficha de la factura se encuentra la sección “DOCUMENTOS”, donde podemos visualizar los archivos vinculados a la factura (Desde la pestaña “Documentos” en el menú superior de una factura).
También disponemos de una visualización de los eventos vinculados a la factura. Desde esta sección podemos acceder a la lista completa o añadir un nuevo evento pulsando el botón “+”.
La sección “OBJETOS RELACIONADOS” nos permite enlazar la factura con otros eventos vinculados. Al pulsar en “Enlaza a…” se abre un desplegable desde el cual seleccionamos la opción deseada.
A continuación, aparece una pantalla en la que podemos introducir la referencia o seleccionarla de una lista. Si todo está correcto, pulsamos el botón “ENLACE”. A partir de ese momento, los documentos quedan vinculados.
Si queremos eliminar el enlace, pulsamos sobre el símbolo situado a la derecha de la línea correspondiente.
Si abrimos la factura mientras está en estado “Pendiente”, encontraremos diferentes opciones:
- MODIFICA: Nos permite editar los datos de las líneas de la factura.
- ENVIA E-MAIL: Podemos redactar y enviar un correo electrónico directamente desde Dolibarr, utilizar plantillas y adjuntar archivos.
- INTRODUCIR PAGO: Registramos un pago, ya sea total o parcial.
- MARCA ABANDONADA: Clasificamos la factura como abandonada cuando se renunciamos al pago de la misma.
- CREAR UN ABONO: Generamos una factura rectificativa o una nota de abono.
- CLONA: Usaremos esta función para generar una factura nueva a partir de una creada con anterioridad.
