Para registrar una factura nueva a un cliente nos situaremos en la pestaña «Financiera» del menú superior, y ,en el menú lateral «Facturas a clientes», seleccionaremos “Factura nueva”.
Se abre la ficha; rellenamos los datos y pulsamos el botón “CREAR BORRADOR”.
Una vez hemos creado el borrador de la factura, se abre la ficha correspondiente. En la parte superior encontramos un menú que nos permite acceder a las distintas características asociadas.
- Factura a cliente: Introducimos los conceptos y las condiciones.
- Contactos/Direcciones: Esta sección nos permite estructurar la relación con cada cliente o proveedor.
- Domiciliaciones: Introducimos los datos necesarios para la domiciliación del cobro.
- Notas: Añadimos información relevante, ya sea para que la visualice el cliente o el personal de la empresa.
- Documentos: Funciona como un archivo adjunto digital centralizado para esa factura específica.
- Acontecimientos/Agenda: Utilizamos esta sección para registrar y planificar actividades directamente relacionadas con la gestión de la factura.
- Verifactu: (en desarrollo).
- FacturaE: Nos sirve para generar un archivo con una estructura de datos específica (generalmente XML), que permite el procesamiento automático por parte del receptor e incluye toda la información necesaria para su presentación telemática.
- Comentarios: Añadimos un texto breve, general o de cierre, que se coloca en una posición específica de la factura.
Factura a cliente
En la sección “Factura a cliente” podemos introducir los conceptos de la factura en la parte inferior de la ficha. Es posible añadir productos o servicios preconfigurados, o bien crear uno nuevo. Para ello, introducimos una línea y, a continuación, pulsamos el botón “AÑADIR”. Este proceso se repite para cada concepto que deseemos incorporar a la factura.
También es posible introducir conceptos fuera de catálogo (no preconfigurados). Para ello, en el campo “Tipo” debemos indicar si se trata de un servicio o de un producto. A continuación, introducimos manualmente el concepto, la cantidad y el precio por unidad.
Si necesitamos introducir más de un concepto, repetimos el proceso y, al finalizar, pulsamos el botón “VALIDAR”. Mientras no lo hagamos, la factura aparecerá en el listado de facturas como “Borrador”.
Si hemos validado la factura, nos aparecerá como “Pendiente” en el listado de facturas, lo que significa que está pendiente de cobrar.
En la parte inferior de la ficha de la factura se encuentra la sección “DOCUMENTOS”, donde podemos generar la versión en PDF en diferentes idiomas y descargarla pulsando sobre el archivo.
También disponemos de una visualización de los eventos vinculados a la factura. Desde esta sección podemos acceder a la lista completa o añadir un nuevo evento pulsando el botón “+”.
La sección “OBJETOS RELACIONADOS” nos permite enlazar la factura con otros eventos vinculados. Al pulsar en “Enlaza a…” se abre un desplegable desde el cual seleccionamos la opción deseada.
A continuación aparece una pantalla en la que podemos introducir la referencia o seleccionarla de una lista. Si todo está correcto, pulsamos el botón “ENLACE”. A partir de ese momento, los documentos quedan vinculados.
Si queremos eliminar el enlace, pulsamos sobre el símbolo situado a la derecha de la línea correspondiente.
Si abrimos la factura mientras está en estado “Pendiente”, encontraremos diferentes opciones:
- MODIFICA: Nos permite editar los datos de las líneas de la factura.
- ENVIA E-MAIL: Podemos redactar y enviar un correo electrónico directamente desde Dolibarr, utilizar plantillas y adjuntar archivos.
- HAZ UNA SOLICITUD DE DOMICILIACIÓN: Preparamos la factura para que sea incluida en un lote de cobros.
- INTRODUCIR PAGO: Registramos un cobro, ya sea total o parcial.
- MARCA ABANDONADA: Clasificamos la factura cuando se trata de una deuda de un cliente irrecuperable.
- CREAR UN ABONO: Generamos una factura rectificativa o una nota de abono.
- CLONA: Usaremos esta función para generar una factura nueva a partir de una creada con anterioridad.
