Para introducir una nueva cuenta bancaria nos dirigiremos a “Banco/Caja” en el menú superior y pulsaremos sobre “Cuenta financiera nueva” en el menú lateral.
En la ficha para introducir los datos asignaremos una referencia a la cuenta creada. Es un identificador interno de la cuenta. Es recomendable usar un nombre abreviado, sin espacios ni caracteres especiales, que sea fácil de identificar de un vistazo y facilite la exportación/importación de ficheros CSV. Es el nombre que veremos en los menús desplegables rápidos cuando estemos introduciendo un registro.
En el campo nombre podemos introducir una descripción más completa.
Seleccionaremos el tipo de cuenta.
- Cuenta de ahorro: La usaremos para aquellas cuentas bancarias de ahorro o es un depósito a plazo. En Dolibarr, este tipo de cuenta suele estar limitada para algunas funciones de emisión de cheques o remesas automáticas, ya que se entiende que es una cuenta de depósito.
- Cuenta corriente, de cheque o de tarjeta de crédito: Para cuentas activas, teniendo en cuenta que en una cuenta de línea de crédito/tarjeta los saldos serán negativos.
- Cuenta Caja/Efectivo: Para los registros relacionados con el efectivo.
Seleccionaremos la divisa, el estado de la cuenta (abierta o cerrada), el país y la provincia. Esta selección determina el formato de validación del número de cuenta bancaria, para cumplir con la normativa al generar los archivos de cobros y pagos además de estructurar correctamente el fichero XML si es necesario compartirlo.
El campo “Datos bancarios” es un cuadro de texto libre donde debemos introducir la información que verán nuestros clientes cuando les enviamos una factura.
En el campo etiquetas, asignaremos una categoría a los movimientos bancarios de esta cuenta. Esto no afecta al saldo, sino a cómo filtramos la información después. Podemos asignar más de una etiqueta a cada cuenta.
Si necesitamos Crear una etiqueta, podemos acceder pulsando sobre el símbolo + a la derecha del campo de selección.
En el campo “Comentario” podremos introducir información relevante para el usuario.
Al introducir los datos bancarios, dejaremos desmarcada por defecto la casilla «Variante del fichero SEPA». Se trata del estándar genérico de formato de fichero XML que funciona con la inmensa mayoría de bancos. Si lo dejamos como está, el sistema usará la configuración recomendada para el país que hemos elegido anteriormente.
IMPORTANTE: Debemos dejar esta opción sin marcar (por defecto) al crear la cuenta. Solo procederemos a modificarla si, tras realizar nuestra primera remesa de prueba, el banco nos indica que el formato no es compatible. Es recomendable consultar con un técnico en este caso.
Al final de la ficha introduciremos los datos contables. Seleccionaremos un código dentro de la cuenta 572 (Crear una cuenta contable). También seleccionaremos un “Diario de código contable” (Crear diario de código contable). Comprobamos los datos, y si todo está correcto, pulsamos el botón CREAR CUENTA.
Si abrimos la ficha del banco, en la parte superior encontramos un menú con las siguientes opciones:
- Cuenta bancaria: Vemos los datos de la cuenta creada, que podemos modificarlos si pulsamos el botón MODIFICA. Usaremos esta opción si tenemos que Introducir código ICS en una cuenta bancaria. También podemos eliminar la cuenta.
- Registros bancarios: Accedemos al listado de registros bancarios. En esta sección podemos filtrar los datos o modificar datos de un registro bancario.
- Conciliar: Utilizaremos esta sección para crear extractos bancarios de conciliación, y marcar los registros conciliados.
- Extractos: Vemos un listado de los extractos creados y podemos acceder a cada uno de los registros asignados a cada extracto.
- Documentos: Para vincular documentos a la cuenta bancaria, que podemos subir desde nuestro dispositivo o adjuntar mediante un enlace.
- Informes: Accedemos a informes con datos mensuales y anuales, y a gráficos que nos permiten realizar una análisis detallado de la situación de tesorería en nuestra empresa.
- Próximas entradas: Podemos visualizar los movimientos que aún no se han registrado porque están pendientes de cobrar o pagar. Muy útil para realizar previsiones de tesorería.
